6 claves para conseguir que tus reuniones sean lo más eficaces posible

Las reuniones de trabajo pueden ayudarnos a buscar soluciones y agilizar el funcionamiento de nuestra empresa u oficina, pero si no sabemos controlarlas pueden convertirse en una pérdida importante de tiempo.

Aquí te damos seis consejos que puedes aplicar para obtener mejores resultados y un mejor ambiente de trabajo, pero ten en cuenta que cada equipo tiene sus singularidades y su forma de funcionar. Si eres el responsable de un grupo de trabajo deberás prestar atención a las particularidades, tanto generales como individuales de tu equipo.

1. Sé claro con los objetivos de la reunión

El responsable de la reunión debe ser consciente de lo importante que es comunicar por adelantado y con tiempo suficiente los objetivos y temas a tratar durante la reunión. Esto permitirá a los asistentes preparar los documentos y papeles necesarios, además de evitar divagaciones o búsquedas de información adicional dentro o fuera del personal de la empresa.

2. Cuida el tiempo

Asegúrate de tener todo listo antes de empezar, de esta forma ayudarás a que no haya retrasos y a poder terminar en la hora prevista. Las presentaciones improvisadas o la falta de documentación puede provocar parones que retrasarán todos los puntos a tratar.

Sé claro y conciso, evita que la reunión se alargue más de lo necesario. Una presentación espesa, con mucha información, poco concisa y con un tono de voz continuo hace que los asistentes desconecten.

Si surge un punto nuevo a tratar durante la reunión, anótalo para tratarlo al final, si es urgente, o déjalo para otro día. Es preferible convocar varias reuniones cortas en el transcurso de la semana que una sola de varias horas, estas últimas suelen ser menos productivas.

3. Nada de distracciones

Evitar las distracciones es fundamental para hacer reuniones eficaces. Ni los móviles ni los ordenadores portátiles o las tabletas deben estar sobre la mesa si no son estrictamente necesarios. Avisa antes de empezar de que no quieres interrupciones, las llamadas deberán esperar.

4. A quién reunir

Asegúrate de que los asistentes son los imprescindibles. Las reuniones en las que hay un elevado número de personas suelen ser menos dinámicas y dificultan el ambiente de trabajo y de debate.

5. Preparación previa

Una reunión que no ha sido preparada puede terminar por alargarse mucho, ser contraproducente o peor, obligarnos a repetirla.

Planifica lo que vas a decir, los puntos a tratar, y calcula el tiempo que se le va a dedicar a cada tema para a ser conciso, claro y directo.

6. Los 5 últimos minutos

Para finalizar la reunión es importante que señalemos de forma breve las conclusiones a las que ha llegado llegado, los objetivos que asume cada uno, y el tiempo del que se dispone.

Un consejo extra

Si tu eres uno de los asistentes, te aconsejamos lleves papel y lápiz. Nunca fallan ni se apagan y podrás tomar notas breves que no te harán perder el hilo de la presentación. Una sola palabra puede ayudarte a recordar lo que se ha dicho y solo te llevará unos minutos pasarlo a limpio.

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